Fra telefon og regneark til ett system for transportbestillinger
Når bestillinger av kjøretøytransport lever i innbokser, telefonlogger og regneark, betaler du for det i tid, feil og usikkerhet. Slik ser kostnaden ut – og slik blir du kvitt den.
De fleste bedrifter som flytter kjøretøy har ikke valgt arbeidsmåten sin. Den har bare blitt sånn. Noen ringer transportøren, noen sender en e-post, og et regneark på fellesområdet skal egentlig holde oversikten. Det fungerer – helt til det ikke gjør det.
Den skjulte kostnaden
Problemet med telefon og e-post er ikke at det er gammeldags. Problemet er at informasjonen blir liggende hos én person. Når selgeren som bestilte transporten er på kundebesøk, vet ingen andre om bilen er hentet, hvem som kjører den, eller når den er fremme.
Det gir tre typer kostnader som sjelden havner i et regnskap:
- Etterlysninger. «Har du hørt noe om den bilen til Bergen?» er et spørsmål som koster to personer tid hver gang det stilles.
- Dobbeltarbeid. Den samme adressen, det samme registreringsnummeret og den samme kontaktpersonen skrives inn flere steder – og blir feil ett av stedene.
- Manglende historikk. Når en kunde spør hva som skjedde med en levering for tre måneder siden, begynner letingen i gamle e-posttråder.
Hva som endrer seg med ett felles sted
Poenget med et system for transportbestillinger er ikke flere skjermer å forholde seg til. Poenget er at bestillingen blir bedriftens, ikke den enkelte ansattes.
I Frakteren legges behovet inn én gang: hva som skal flyttes, hvor det står, hvor det skal, og når. Bestillingen blir synlig for de som trenger den, en av bedriftens egne transportører tar oppdraget, og statusen oppdateres underveis. Alle ser det samme bildet, uansett hvilken avdeling de sitter i.
Det viktigste spørsmålet er ikke «hvilket verktøy bruker vi», men «hvor mange må jeg spørre for å få vite hvor bilen er».
Start med én avdeling
Du trenger ikke legge om hele organisasjonen på en gang. Velg den avdelingen som bestiller mest transport, flytt bestillingene deres over, og la resten fortsette som før i noen uker. Da får du et ærlig sammenligningsgrunnlag – og kolleger som selv ber om å få være med.
Tre tegn på at det er på tide
- Dere har opplevd at en bil ble stående fordi alle trodde noen andre hadde bestilt transport.
- Oversikten over pågående oppdrag finnes bare i hodet til én eller to personer.
- Transportørene deres får bestillinger i tre ulike formater fra samme bedrift.
Kjenner du deg igjen i minst ett av punktene, er gevinsten ved å samle bestillingene større enn du tror.